事務用品の費用削減

かつて事務用品の費用削減にも取り組んできた。アスクルやAmazon、大塚商会やコクヨなどオフィス文具のチャネル選定を行った上で、特約代理店の交渉を行い、カタログ価格からの割引を行っている。

残念ながら、なかなか一本への集約化はできていない。しかし、やはり費用項目のABC分析をするとペン1本、ファイル1枚まで拘らなくても良いのかということも考えている。

やはり小さな項目に拘るより大きな効果を産むために、重要なのはやはりコピー用紙とトナーの料金、複合機の印刷枚数あたりの金額だ。

コピー用紙とトナーは事務用品の中でも購入金額が占める割合はとても大きい。そのため、コピー用紙は冒頭の代理店と交渉して、特価を引き出すことに注力した。

トナーについては、いくつかのリサイクルトナー業者を呼び、見積もりで優位であったリサイクルトナー会社を推奨とし、各プリンターメーカーのトナーをリサイクルトナーに切り替える取り組みを行っている。リサイクルトナーが原因でプリンターが故障した場合は補償をしてもらえるし、大きなコスト削減に繋がるため、普通は抵抗なく切替が進んだ。

一部には、なぜトナーにそんな拘るのですか？と、トナーの持つ影響力にご理解頂けない担当者もいたが、説得によりデータの提出や切替に結びつけることができた。時間を要したが、、、。

複合機の印刷料金交渉も一度、設定してそのままになっていることが多い。枚数の増減を理由に交渉したり、他のベンチマークとの比較を理由に交渉ができる。複合機自体はなかなか切り替えることができないが、外圧を用いて交渉するように言われている、などと何かを理由に交渉することが必要だ。

地場の会社が入っているケースも多く、そのままお付き合いするが価格については相談したいとのことで、値引きに結びついたこともある。

事務用品は探せばたくさんあるが、以上の取り組みに専念することで十分かとすら思っている。細かいところまで取り組む余裕があるならば本業の金額が大きい分野での削減交渉に注力した方が良いかもしれないとも考える。

医療機関は現在、増収減益。

収入の伸びが費用の伸びに追いつかない。大きな費用項目の見直しが急務だ。